MANAGEMENT

業務の効率化に必要な3つのポイント

時短のススメ

2015.07.01

生産性を高める「時短のススメ」Vol.2

残業には種類があります。『計画的な残業』 と『なんとなくする残業』、そして『仕方なくする残業』 の3つです。このうち、『なんとなくする残業』と『仕方なくする残業』はムダ以外の何物でもありません。仕事の生産性を高める手段として、まずこの2つを無くすことがとても有効なのです。

限られた時間の中でスタッフに任せられる仕事を振ることができれば、院長は自分の仕事に集中できます。業務の効率化を図るなら、スタッフに仕事をどんどん任せていくことです。 しかしひと言で『任せる』といっても、単純に目の前の仕事をどんどん振っていけばいいというものではありません。

そこで大切な3つのポイントを順に解説していきます。

まずひとつめは、『自分(院長)にしかできない仕事のリストアップ』です。つまり、それ以外はすべてスタッフに任せられる仕事ということです。思いつきやその場の流れで仕事を頼まれても、スタッフにとっては突然入ってきた予定外の仕事でしかなく、こなすためには 『仕方なくする残業』 をするしかありません。ですから、自分の仕事と任せる仕事を明確にしておく必要があるのです。

2つめは、『期日を明確にすること』です。頼まれた仕事がどの程度のボリュームで、いつまでにやるべきなのかがわからないと、なんとなくダラダラとやっつけ仕事になってしまい、『なんとなくする残業』となります。期日が明確であれば、その日にどこまで進めればいいのかが見えます。早いタイミングで時間の調整も行うことができるのです。

3つめは、『やらなくてもいいことの指示』です。様々な仕事を抱える中で、優先順位や後回しにできること、省いても構わないことなどがわかれば、スタッフもスケジューリングが容易になります。

さらに、「その資料への記入は手書きで充分だよ」と具体的な指示があれば、どの程度の時短が可能になるのかまで見当がつきます。業務を多く抱えていた場合、気分的にも軽くなるでしょう。その上でどうしても必要であれば、『計画的な残業』でクリアすれば良いのです。計画的であれば生産性は落ちませんし、スタッフが不満を募らせることもありません。

これらは生産性を高め、業務の効率化を図り、ムダな残業をなくすための重要なポイントです。任せる仕事と期日を明確にし、やらなくてもいいことを指示すること。この3つだけで、医院の生産性は確実に上がります。

一気に進める必要はありません。それぞれの医院に、それぞれのペースがあるのですから。ゆっくり、ひとつずつ試してみてください。まずは効果を実感できればいいのではないでしょうか。

■バックナンバー記事
【生産性を高める「時短のススメ」Vol.2】業務の効率化に必要な3つのポイント
【生産性を高める「時短のススメ」Vol.1】ムダな残業を排除する「3つのステップ」で時間を有意義に使おう

執筆者:DR’S WEALTH MEDIA編集部