職員の人事マネジメントで特に重要といわれるのが “入口”と“出口”です。入口とは入職時、出口とは退職時のことですが、このように言われるのは、職員とのトラブルの多くがこの2つの時期に起こるからです。

入口の段階で最初のボタンの掛け違えがあると、職員は不満を抱えながら働くことになります。そうなると、次第にモチベーションは下がり、酷いときには周囲の職員へ悪影響をまき散らすこともあります。そうなってしまわないよう、お互いに大事なことは最初のうちに確認し合うことが大切です。ここでは入職時に、職員に対して伝えておくべき5つのポイントを整理してお伝えします。

職員の入職時に伝えてほしい5つのポイント

【１】クリニックの診療方針

クリニックの理念や治療方針、地域医療への取り組みなどを伝えて下さい。クリニックで医療従事者としてモチベーションを高く持って働いてもらうために、先生の考え方に共感していただくことは非常に大切なことです。

【２】担当する業務内容

先生からすれば「やって当たり前」と思うことでも、人によって認識は様々です。また、同じ看護業務、医療事務業務でも、職員が過去に働いてきたクリニックによって、やり方はそれぞれ違ったりします。出来れば、クリニックの業務内容を分担表や、フローに落とすなど書面にし、説明しておくと誤解がなくなるでしょう。

【３】職員の就業体制

試用期間はいつまでなのか、診療開始前のカルテや機材等の準備時間は早出残業に当たるのか（その時間も含めた始業時刻なのか）、残業時間や有給休暇の取扱いや申請方法など、必ず書面にして職員に伝えましょう。非常にトラブルが多い分野ですので、これらを就業規則として作成するのもよいでしょう。

【４】就業上のルール・遵守事項

挨拶や言葉使いなどのビジネスマナー、報・連・相や身だしなみといった社会人としての当たり前のルールから、秘密漏えい禁止や兼業禁止、セクハラ・パワハラの禁止といった禁止事項まで、職員に守ってほしいルールをまとめておき、朝礼やミーティングなどの時間に職員に伝えましょう。

【５】給与の体系

基本給や諸手当、交通費の金額を文書で通知するのはもちろんですが、昇給や賞与、退職金の有無についても曖昧にせず、きちんと伝えておきましょう。特に昇給・賞与については、クリニックの業績や本人の勤務成績が良ければするが、それは必ずしも約束されたものではないということを、きちんと伝えておきましょう。

入職時に「渡すもの」と「もらうもの」を整理

入職時については、新しく入った職員に安心して気持ちよく働いてもらうため、「渡すもの」と「もらうもの」を整理しておくとよいでしょう。
職員が入職すると、労働条件によっては雇用保険・社会保険、税務上の手続きが発生します。これらの手続きは、職員から情報提供を受けないと進められませんので、もれなく必要な書類を提出してもらいましょう。また、入職後のリスク管理のため、誓約書や身元保証書を提出してもらうとよいでしょう。

【渡すものの例】

【もらうものの例】

マイナンバーって何をすればいいの？

本年1月から施行され、ニュースやCMでもよく登場するマイナンバー制度。既に昨年10月から企業や個人に固有の番号が配布され、本格運用が始まっています。でも、マイナンバー制度が始まって何が変わったの？と未だ疑問をお持ちの先生も多いかと思います。

個人の生活でみると、一つの番号に住民票や税金、社会保険関係の情報が紐づけられるので、今まで役所で手続きをするのに色んな窓口にいって、何枚もの書類を集めて、といった労力が減り、行政の効率化にもつながるメリットが期待されています。

一方で、事業主にとっては、源泉徴収票の発行や社会保険関係の手続きのために、職員とその家族のマイナンバーを収集、保管しなければならなくなりました。また、そのためのシステム変更や情報管理のためのコスト増・事務負担増が心配になりますし、今から具体的にどんな準備をしておかなければならないのか、ということも気になります。以下に、クリニックがマイナンバーを取り扱う際に準備することの概要をまとめておりますので、ご参考にして下さい。

【マイナンバーに関する準備事項】

○取扱い規程の策定
○組織体制の整備（役割分担表、連絡体制、情報漏洩時の対応など）
○取扱い担当者の教育
○取扱い場所の明確化
○機器、媒体、書類等の盗難防止
○電子媒体等持ち出し時の漏洩防止
○マイナンバーの管理、削除
○システム利用時のアクセス制御